Werk digitaal en blijf verbonden met minder papierwerk

Gratis webinar: Inscannen, digitaal goedkeuren en archiveren van aankoopfacturen

Datum
25 Sep 14:00 tot 14:30
Doelgroep

Projectadministratie, projectleiding, financiële afdeling, boekhouding, cost controller.

Beschrijving

Als bedrijf wilt u concurrerend en flexibel blijven door samenwerking te bevorderen, niet in het minst omdat meer werknemers dan ooit op afstand werken en maar zelden meer op kantoor langskomen.

Daarom, stroomlijn en automatiseer je elke stap van de dagelijkse documentafhandeling: van ontvangst en registratie van een factuur tot de goedkeuring, het bewaren en uiteindelijk het terugvinden van eerder verwerkte documenten in het digitale archief. 

Snel en duidelijk geïnformeerd zijn via het gratis webinar op 25/09, schrijf hier in


Enkele voorbeelden om stappen te zetten naar minder papier en minder overtypen:

  • Bijvoorbeeld als je de gegevens van inkomende facturen niet meer zou moeten overtypen?

Met een aantal muisklikken zijn alle gegevens van facturen ingevuld in de velden van je ERP. Geen enkele leveranciersnaam die moet worden overgetypt en geen bedrag exclusief BTW dat moet worden overgenomen. De OCR technologie doet het voor jou en jij hebt tijd voor andere zaken. 

  • Bijvoorbeeld als je niet meer naar kantoor moet om facturen te raadplegen en goed te keuren?

Document Capture herkent automatisch het projectnummer, de naam van de inkoper of de projectleider op de factuur. Deze persoon krijgt automatisch een melding dat er een factuur wacht op zijn of haar goedkeuring en de factuur is in PDF-formaat raadpleegbaar.

  • Bijvoorbeeld als er een systeem bestond dat automatisch alle gegevens op een factuur herkent en controleert? 

De mazen van het net bij Document Capture zijn zo klein dat er geen enkele factuur kan doorglippen. Alle gegevens worden automatisch gecontroleerd en indien er foutieve gegevens op de factuur worden gevonden is het onmogelijk om deze in te boeken. Indien er vanuit je ERP is besteld wordt ook het inkooporder automatisch vergeleken met de factuur! 

  • Bijvoorbeeld als je nooit meer hoeft te zoeken in een papieren archief?

“Kan je eens uitzoeken waar we die materialen hebben besteld?” of “Zou je eens alle facturen van leverancier X kunnen verzamelen?.” Als je bij het horen van deze zinnen meteen je dagplanning overhoop moet gooien, is het misschien tijd om na te denken over het papieren archief. Document Capture maakt van alle inkomende facturen automatisch een duplicaat in PDF-formaat en houdt zo een digitaal archief bij. Bovendien kunnen al deze documenten razendsnel teruggevonden worden door de uitgebreide searchfunctie. 

  • Bijvoorbeeld als je enkel nog tevreden leveranciers hebt?

Een snellere verwerking van de facturen en een snellere terugkoppeling naar de leverancier, daar heeft iedereen baat bij. Wie weet krijg je vanaf nu steeds korting voor contant?

 

 

Voordelen

Op minder dan een half uur hebt u een duidelijk beeld over de praktische manier van werken . Document Capture is een absolute must-have-tijdwinner, Het webinar is live te volgen vanop elke plek met internet, je hoeft hiervoor geen extra tijd uit te trekken om je te verplaatsen. Vragen kunnen live gesteld worden aan onze presentator.