Privacy Principles en Data Protection Notice

Bescherming van persoonsgegevens

De bescherming van uw privacy en persoonsgegevens is erg belangrijk voor Astena.

Astena verbindt zich ertoe het privéleven van de gebruikers van de Website en hun persoonsgegevens te respecteren en te beschermen. Astena verbindt zich er dan ook toe de Belgische wet van 8 december 1992 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018, na te leven.

In dit statement informeren we u over welke gegevens Astena verzamelt wanneer u de Website bezoekt en voor welk doel deze worden gebruikt:

1. Klantgegevens
In principe kan een bezoeker de Website bezoeken zonder enig persoonsgegeven in te geven.
Wanneer de gebruiker zich evenwel wenst aan te melden op de Website of wanneer hij wenst te genieten van bepaalde diensten die op de Website worden aangeboden (ontvangen nieuwsbrief, opvragen informatie, enz.), moet Astena kunnen beschikken over sommige gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, enz.
Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor volgende doeleinden: bieden van de nodige service en informatie over onze producten en diensten, verzenden nieuwsbrief, direct marketing- of promotieacties, statistische analyse of verbetering van producten en diensten
De bezoeker kan zijn recht op toegang, verbetering en, in geval van direct marketing, verwijdering van zijn persoonsgegevens kosteloos uitoefenen door een schriftelijk verzoek daartoe te richten aan Astena door het versturen van een e-mail naar info@astena.be.

2. Technische gegevens
De Website maakt gebruik van "cookies", en dit om de dienstverlening te verbeteren. Cookies zijn kleine elektronische bestanden die op de harde schijf van de computer van de gebruiker worden geplaatst. De door de Website geplaatste cookies hebben enkel als doel de verzending van een communicatie via een elektronisch communicatienetwerk uit te voeren of te vergemakkelijken of een uitdrukkelijk door de gebruiker van de Website gevraagde dienst te leveren.
De gebruiker kan zijn webbrowser zo instellen dat deze informatie geeft over de ontvangst van een cookie of de mogelijkheid biedt de installatie van een cookie te weigeren. De gebruiker wordt er evenwel op gewezen dat, indien hij de installatie van cookies weigert, sommige webpagina's van de Website zich mogelijks niet correct zullen openen of zelfs ontoegankelijk zullen zijn.

3. Links
Deze Privacy Statement is alleen geldig voor de Website van Astena en niet voor andere bedrijven waarnaar via een hyperlink wordt verwezen op de Website.

Data Protection Notice

1. INLEIDING

Astena NV hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.

Wij willen u via deze weg informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij vragen dat u statement aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor. Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u kennis te hebben genomen en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

2. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HAAR VERBINTENISSEN

Astena NV is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

3. PERSOONSGEGEVENS

Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mail-adres, telefoon-en gsm-nummer). Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen, kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens bezorgt om uw aanwezigheden te registreren. Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking eraan.

4. VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND

4.1 Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van een overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals de wet op de private en bijzondere veiligheid) en/of ons gerechtvaardigd belang.

4.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van een overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van een overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals de wet op de private en bijzondere veiligheid) en/of ons gerechtvaardigd belang. Voor direct marketingactiviteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.

4.3 Gegevens van personeel

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor werknemers.

4.4 Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

5. DUUR VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van zeven jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

6. RECHTEN

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:

- Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.

- Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.

- Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

- Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.

- Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

- Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot onze marketing verantwoordelijke. De contactpersoon hiervoor is: John Van de Velde. E-mail: jvv@astena.be. Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.

7. DOORGIFTE AAN DERDEN

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leveranciers, boekhouder, revisor.

Indien een situatie zich voordoet waar gegevens doorgegeven worden omwille van marketingactiviteiten naar één of meerdere personen, zoals marketing communicatie via post of digitale dragers, is dat enkel na uw goedkeuring voor dit specifieke doel. U kan deze toestemming te allen tijde herroepen.

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

8. TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan Astena NV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

9. TOEGANG DOOR DERDEN

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze betrokken werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Data Protection Notice.