ERP zorgt voor efficiënte administratie bij Beneens

Uitdaging

Snel mee evolueren met de markt is een noodzaak en vergt performante interne systemen die alle activiteiten transparant ondersteunen. Technisch directeur Joeri Beneens was zich daarvan bewust en ging op zoek naar oplossingen.

Het bedrijf beschikte over een boekhoudpakket, maar de softwareleverancier investeerde er niet of onvoldoende in waardoor het niet mee evolueerde. De verschillende afdelingen en medewerkers hielden dan maar hun relevante gegevens bij in Excel. Een klassiek fenomeen waarbij gegevens verschillende keren worden ingegeven en op verschillende plaatsen worden bijgehouden. Het was tijdrovend en had een verhoogde kans op fouten.

Oplossing

Nieuwe calculatietool

"Voor- en nacalculatie is voor een bouwbedrijf zeer belangrijk en dat willen we dan ook in onze oplossing vervat zien. Astena heeft een calculator die gebruik maakt van steekkaarten. En aangezien wij al op die manier werkten, kon een en ander snel worden geïmplementeerd. We kunnen ook snel zien hoeveel euro beschikbaar is voor projectdelen zoals de snelbouw.

Logistiek en boekhouding

Daarnaast beheert het pakket ook de bestelbonnen, het materieel en de werkfiches van de werkmannen. Interessant is ook dat we de boekhouding zowel centraal als apart per dochterbedrijf kunnen voeren. Beneens bestaat immers uit verschillende bedrijven, denk aan onze dochteronderneming Alucon.”

Integratie scannen aankoopfacturen met Business Central

Aankoopfacturen komen binnen op papier. Nadat ze gescand zijn, zorgt Document Capture er dankzij de OCR-functionaliteit voor dat de juiste informatie van op de papieren factuur in de juiste digitale velden terechtkomt. Op die manier maken we komaf met al het manuele werk om papieren facturen te digitaliseren. Wanneer de factuur digitaal beschikbaar is, moeten we enkel nog de kosten toekennen aan het project waarvoor de aankoop werd gemaakt. Daarna gaat het goedkeuringsproces van start

Beneens Bouw en Interieur is een familiebedrijf in Olen. Joeri en Jo runnen als derde generatie het bouwbedrijf met een team van 150 bekwame bedienden en arbeiders.  Zij treden op als partner voor de inrichting van handelszaken, toonzalen, shop-in-shops, artsen-praktijken en horecazaken en hotels.

Beneens won o.a. de innovatie-award tijdens de Gouden Baksteen 2018 en de VOKA Prijs Ondernemen in 2019.

Op dit moment werkt Beneens ook mee aan een wereldprimeur om als eerste een volledig huis in 3D te ‘printen’ in beton. Dit project – met de naam C3PO – wordt gecoördineerd door Kamp C. Daarnaast maken ze eveneens deel uit van het team van zeven bedrijven en organisaties die op datzelfde Kamp C het allereerste circulair kantoorgebouw in Vlaanderen realiseren.