Efficiëntie door integratie ERP met scanningssoftware

jaarlijks tot 10.000 aankoopfacturen verwerken

Om het goedkeuringsproces van aankoopfacturen vlotter te laten verlopen, installeerde Bouwbedrijf Furnibo Document Capture voor Business Central.

Furnibo gebouw logo

Voor we Document Capture begonnen te gebruiken, was er een enorme papierberg om te bekijken, goed te keuren en te archiveren.

Wim Deschrevel, Hoofd Accounting & Finance

Papieren documenten staan verdere groei in de weg

Furnibo, gelegen in Veurne, is gespecialiseerd in betonconstructies zoals appartementsgebouwen, zwembaden en parkeergarages. Het bouwbedrijf telt 85 medewerkers en draait jaarlijks een omzet van om en bij de 26 miljoen euro. “Ons bedrijf kende een forse groei de laatste jaren. Hierdoor werd duidelijk dat het gebruik van papieren documenten, voornamelijk bij het goedkeuringsproces van aankoopfacturen, onze bedrijfsvoering belemmerde,” zegt Wim Deschrevel, Hoofd Boekhouding en Financiën.

Kritische analyse van bedrijfsprocessen

Door de goedkeuringsflow te digitaliseren wilde Furnibo meer controle krijgen over de aankoopfacturen. Tegelijk wilden Wim en zijn team een halt toeroepen aan het verlies van papieren documenten en de problemen die dit met zich meebracht. “Samen met onze softwarepartner Astena namen we onze bedrijfsprocessen onder de loep om het pad te effenen voor Microsoft Dynamics NAV. Ook de goedkeuring van aankoopfacturen kwam hierbij aan bod.”

Alles draait om integratie

Furnibo vergeleek verschillende oplossingen. Al snel werd duidelijk dat Document Capture van Dime er met kop en schouders bovenuit stak. “De naadloze integratie tussen Document Capture en Dynamics NAV was voor ons de beslissende factor,” aldus Wim Deschrevel. Bij Furnibo werken 3 mensen op de finance-afdeling, die jaarlijks tot 10.000 aankoopfacturen te verwerken krijgen. “Voor we Document Capture begonnen te gebruiken, was dit een enorme papierberg om te bekijken, goed te keuren en te archiveren. Dankzij Document Capture kunnen we het stijgend aantal facturen perfect verwerken en de goedkeuringsprocedure zelfs versnellen.”

Documenten beschikbaar met enkele muisklikken

Tijdsbesparing is voor de finance-afdeling van Furnibo het voornaamste voordeel van Document Capture. Dankzij de software heeft het bedrijf een waterdicht goedkeuringsproces op poten gezet om aankoopfacturen onmiddellijk te toetsen aan orders. “We hebben een overzicht op de status van elk document in het goedkeuringsproces. En als kers op de taart hebben we op elk moment toegang tot eender welk document in de flow – een paar muisklikken volstaan om het document op scherm te krijgen. Zoeken naar een bepaalde factuur in een berg papier is voltooid verleden tijd,” zegt Wim Deschrevel. En dat is nog niet alles: “Om een nacalculatie te maken van een afgewerkt project moeten we vaak een beroep doen op aankoopfacturen. Dankzij Document Capture zijn alle nodige documenten onmiddellijk beschikbaar.”

Facturen goedkeuren op werven

Het is niet enkel de finance-afdeling die de vruchten plukt van Document Capture. Ook de Site Managers, die een essentiële rol vervullen in het plaatsen van orders en bijgevolg ook het goedkeuringsproces van facturen, zijn opgetogen. “Op onze werven kunnen Site Managers facturen bekijken en goedkeuren met hun mobiel toestel. Voor we met Document Capture begonnen te werken, was het veel omslachtiger: toen moesten de Site Managers naar kantoor komen om de facturen goed te keuren. Dit digitale goedkeuringsproces betekent een enorme tijdsbesparing, en het zorgt er tevens voor dat materialen sneller geleverd worden op werven. Bovendien kan Furnibo genieten van interessante kortingen bij leveranciers omdat facturen sneller betaald worden.

Oog op verdere uitbreiding

In de toekomst wil Furnibo Document Capture ook graag gebruiken voor andere doeleinden dan het goedkeuren van facturen. Jaren geleden gingen we van start met enkel de financiële module van Microsoft Dynamics NAV. Vandaag beheren we al onze processen – van calculatie tot kostenanalyse – in een geïntegreerde omgeving, die Dynamics NAV en Document Capture combineert,” besluit Wim Deschrevel.

Vandaag beheren we al onze processen – van calculatie tot kostenanalyse, én goedkeuringen – in één geïntegreerde omgeving
Wim Deschrevel, Hoofd Accounting & Finance
Terug naar referenties
Informeer naar de voordelen