Het Document Management Systeem bij Bouwbedrijf Beneens

Bouwbedrijf Beneens wint aan tijd en efficiëntie met Document Capture

Goedkeuring van aankoopfacturen die lang op zich laat wachten, ontbrekende facturen die een efficiënt budgetbeheer in de weg staan – daar ondervindt Bouwbedrijf Beneens geen hinder van.

Beneens

"Document Capture is een onlosmakelijk deel geworden van onze dagelijkse bedrijfsvoering. We verwerken er maandelijks zo’n 1000 binnenkomende facturen mee.”

Eef, administratief medewerkster, Bouwbedrijf Beneens

Uitdaging

“We krijgen maandelijks zo’n 1000 binnenkomende facturen te verwerken,” zegt administratief medewerkster Eef. “De voorbije 10 jaar werd elke factuur manueel gescand. Om het goedkeuringsproces te versnellen en het toenemende aantal facturen blijvend de baas te kunnen met ons team, hadden we een geautomatiseerde oplossing nodig.”

Document capture visual

Document management geïntegreerd met Business Central

Integratie scannen aankoopfacturen met Business Central

Het bedrijf had één belangrijke eis: de oplossing moest makkelijk integreerbaar zijn met Microsoft Dynamics 365 Business Central. Astena, Beneens’ vaste Microsoft partner, stelde Document Capture voor. “Deze oplossing bracht de automatisering waarnaar we op zoek waren, en overtrof ruimschoots onze verwachtingen,” zegt Eef. “Aankoopfacturen komen binnen op papier. Nadat ze gescand zijn, zorgt Document Capture er dankzij de OCR-functionaliteit voor dat de juiste informatie van op de papieren factuur in de juiste digitale velden terechtkomt. Op die manier maken we komaf met al het manuele werk om papieren facturen te digitaliseren.”

Supersnelle goedkeuring, altijd en overal

“Wanneer de factuur digitaal beschikbaar is, moeten we enkel nog de kosten toekennen aan het project waarvoor de aankoop werd gemaakt. Daarna gaat het goedkeuringsproces van start,” weet Eef. De elektronische workflow biedt tal van voordelen aan de project managers. Ze kunnen facturen goedkeuren op hun pc, tablet of smartphone. Ze hoeven dus niet speciaal naar kantoor te komen maar kunnen dit even goed onderweg of op een werf doen. Tegelijkertijd behouden ze een goed overzicht op alle facturen die gelinkt zijn aan hun projecten. Ze kunnen zelfs een scan raadplegen van de papieren factuur, en indien nodig kunnen ze een opmerking plaatsen voor de boekhouding. Zo geraken facturen sneller goedgekeurd én betaald. Dat laatste zorgt er dan weer voor dat er geregeld een korting wordt toegekend en dat materiaal sneller wordt geleverd – een extra voordeel.

Iedereen spaart tijd uit

Dankzij de digitalisering van binnenkomende facturen en het bijhorende goedkeuringsproces sparen alle medewerkers bij Beneens tijd uit. “Document Capture zorgt ervoor dat het proces vlot en efficiënt verloopt,” aldus Eef. “Het zijn niet alleen onze project managers die tijd uitsparen doordat ze facturen kunnen goedkeuren terwijl ze op een werf zijn. Ook onze medewerkers op de afdeling calculatie kunnen vlotter werken, net als hun collega’s op de boekhouding.” Bij vragen over een aankoop is het slechts een kwestie van seconden om het order en de factuur terug te vinden. De tijd dat men hiervoor bergen papier moest doorzoeken, is definitief voorbij bij Beneens. Alle informatie is altijd beschikbaar met slechts enkele muisklikken.

Meer info over oplossingen voor document management > 

Document capture approval
"Het bedrijf had één belangrijke eis: de oplossing moest integreerbaar zijn met Microsoft Dynamics 365 Business Central"
Eef, administratief medewerkster, Bouwbedrijf Beneens
Terug naar referenties
Informeer naar de voordelen