HVAC techniekers verzekeren optimale dienstverlening

Een medewerker één dag per week kunnen vrijmaken.

Technical Maintenance Service (TMS), een groeiende onderneming met 50 werknemers, levert systemen voor koeling, verwarming en airconditioning. Het bedrijf wil zich onderscheiden met een vooruitstrevende dienstverlening via 24/7 telebeheer en zocht een nieuw ERP-systeem dat flexibel en gebruiksvriendelijk was.

“Als je weet dat een technicus vier tot zes werkbons per dag aanmaakt, dan kan je makkelijk uitrekenen wat de overstap naar digitale werkbons oplevert. We hebben een medewerker een dag per week kunnen vrijmaken voor andere taken.”

Uitdaging

De uitdagingen van het ERP-systeem

De serviceafdeling van TMS moet heel wat interventies opvolgen maar dat lukte niet met het bestaande ERP-systeem. Bovendien waren de techniekers niet op de hoogte van interventiehistorieken, de data van installaties, garanties en contracten. Dat bemoeilijkte een goede service door

Het omslachtige verwerken en overtypen van papieren werkbons.
Het gebrek aan informatie over de gebeurde installaties en interventies, zodat de technieker niet de juiste reservestukken meebrengt of twee keer dezelfde oplossing aanbiedt.
Een trage facturatie door het laattijdig binnenkomen van de werkbonnen.

Oplossing

Altijd correcte informatie beschikbaar

Informaticapartner Astena installeerde Microsoft Dynamics NAV met daarbij een krachtige standaardmodule voor servicebeheer en een geïntegreerd grafisch planningbord. Door de directe communicatie met het backoffice-systeem kunnen de techniekers altijd en op elke locatie informatie opzoeken en invoeren. De applicatie kan online en offline werken.